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Im Rahmen der Information On Demand in Berlin
(IOD) wurde aktiv Twitter als ein möglicher Kommunikationskanal
genutzt. Bei der Veranstaltung selbst waren innerhalb der 4 Tage über
2000 Personen vor Ort. Für die Verwendung von Twitter gab es keine
festen Ansprechpartner, die Nutzung wurde jedoch in alle Bereiche des Organisations Teams integriert.
Session Updates
Bei mehr als 300 Breakout Sessions und über 500 Meetings kommt es immer
wieder zu Veränderungen im Ablauf. Auf der ganzen Veranstaltung wurden
daher Großbild LCDs verwendet um über aktuelle Änderungen zu
informieren. Die Anzeige erfolgte über eine Flash Anwendung die
gepuffert von einer Datenbank ihre Inhalte von Twitter bezog. Alle 5
Minuten holte sich die Anwendung die letzte 10 Änderungen des Twitter
Nutzers @IOD2009. Die Entwickler der Anwendung hatten am ersten Tag den Feed direkt vom Twitter Nutzer gezogen über den dazugehörigen RSS Feed.
Da jedoch etliche Nutzer mit Twitter Desktop Clients und ähnlichem
Aktualisierungen vornahmen mussten wir schnell festellen, dass wir
Konflikt mit dem Twitter Rate Limit von maximal 100 Zugriffen für einen
Nutzer kommen. Um eine Sicherheit des Dienstes zu erreichen wurde daher
der Feed umgestellt auf search.twitter.com, da dort ein deutlich höhres Limit existiert.
Kam es zu einer Veränderung der geplanten Sessions wurde vom Content Team,
welches für die Agenda zuständig war ein Tweet geschrieben, der die
Nutzer informiert. Die Anwendung für die Displays hat diesen
ausgelesen, in der Datenbank zwischengespeichert und im Anschluß an die
FlashAnwendung auf den Displays verteilt.
Kommuniziert wurden:
- Änderungen von Räumen
- Abgesagte und neue Breakout Sessions
- Zusammenlegung von Sessions
- Inhaltliche Veränderungen (neuer Titel, Sprecher, etc..)
Specials Onsite
Neben den geplaten Veranstaltungen gab es etliche Informationen von Besonderheiten, die im neben der eigentlichen Veranstaltung parallel liefen.
Kommuniziert wurden:
- Spezielle Veranstaltungen (Bsp: Buchsignierung von Frans Johansson's Medici Effect)
- Pressemitteilungen
- Zitate (Quotes) von Kunden und Sponsoren
- Sieger bei einigen Gewinnspielen
Zuständig für diese Tweets war das Communications Team,
welches mit 3 Personen vor Ort vertreten war, jedoch auch von Offsite
unterstützt wurde. Diese Tweets wurden zum Großteil vorab im Rahmen des
täglichen Briefings geschrieben, um den Zeitpunkt der Veröffentlichung
genauer steuern zu können.
Feedbackschleife
Im Gegensatz zu anderen Veranstaltungen, die sich explizit mit dem
Thema SocialWeb beschäftigen, gingen wir bereits im Vorfeld davon aus,
dass die Verbreitung derjeniger, die Twitter aktiv nutzen nicht
sonderlich hoch ist. Meine persönliche Schätzung betrug <10% . Real
waren es wohl ca. 20% der Besucher, wobei erstaunlich war, wieviele
Benutzer sich für Twitter angemeldet haben bei der Veranstaltung. So
konnte ich etliche Follower des IOD2009 Accounts mittels RSSFriends erkennen, die sich frisch angemeldet haben.
Im Vorfeld hatte ich mir überlegt, ob wir einen ReTweet Bot
einsetzen. D.h. alle Tweets die Nutzer mit dem Hashtag #iod2009
schreiben automatisch noch einmal unter dem Event Account
veröffentlichen. Nachteile, die daraus entstehen sind vor allem, dass
dies zu sehr vielen Updates führen kann - und als Spamwaffe mißbraucht
werden kann. Wir hatten uns daher entschlossen ReTweets generell
manuell durchführen zu lassen. Zuständig hierfür war das BackOffice, welches Remote sämtliche Tweets, die mit IOD, IOD2009 in der Twittersucher überwachte und diese dann ausgewählt rerweeted.
Durch die Verwendung der Suche konnten auch @Replies - also Tweets,
die direkt an den IOD2009 Twitter Account gestellt wurden, beantwortet
werden. Zu beachten war, dass alle Tweets auf den Displays der
Veranstaltung angezeigt wurden. D.h. einige Tweets wurden von
persönlichen Twitteraccounts beantwortet, um eine Anzeige zu verhindern.
Kommuniziert wurden:
- Feedback an Teilnehmer (@Replies)
- ReTweets von Kommentaren
- Veröffentlichungen im SocialWeb (BlogPosts, Foren Kommentaren...)
Das Panel
Uns
war klar, dass das Freitags Panel ein Experiment in sich wird. Ein Raum
mit mehr als 1500+ Sitzplätzen, mit unbekanntem Füllungsgrad. Ein
Thema, welches bei jeglicher Frage die Möglichkeit hat mehrere Stunden
in die Tiefe zu gehen. Im Anschluß zum Panel mehrere weitere Breakout
Sessions stattfanden, damit der Zeitrahmen auf 45 Minuten beschränkt
sein muß. Letztendlich hatten wir mit Frans Johansson zwar einen sehr
guten - aber im engeren Sinne fachfremden Moderator.
Zuständig für das gesamte Panel war das Production Team.
Vor dem Panel hatten wir uns entschieden, generell nur Fragen per
Twitter anzunehmen. Beachtet man die geringe Verbreitung von
Twitternutzern, ergab sich daraus die Schwierigkeit, dass Besucher
darüber informiert werden mussten. Einige Personen, die Tweetdeck oder
ähnliche Anwendungen auf ihrem Notebook offen hatten wurden informiert.
Des weiteren wurden Personen, die wir vorher bei Twitter gesehen haben
im Vorfeld mit dem Thema des Panels vertraut gemacht und gebeten einige
Fragen bereits einzureichen, um den Start etwas zu erleichtern.
Das Panel hatte einen eigenen Hashtag (#iod2009panel).
Dieser wurde am Anfang kommuniziert. Eigentlich wollten wir auch vorab
die Displays nutzen, um diesen Tag zu kommunizieren, jedoch hatte der
Tweet in dem diese Information stand etwas Ladehemmung und wurde erst
eine Minute vor dem Start des Panels veröffentlicht. Schaut man sich
die Bewertung des Panels an, so war dies die erfolgreichste
Einzelveranstaltung, mit hohem Interaktionsgrad.
Organisatorsch hatte sich im Produktions Team die Struktur
gebildet: Einer monitored nur die Fragen und gibt diese, wenn sie
thematisch nocht zum aktuellen Thema gehören weiter zu einer Person,
die eine Frage formuliert, welche einfach vom Moderator gelesen werden
kann. Der Moderator erhält die Fragen auf dem Display angezeigt - inkl.
dem Vorlauf für die nächsten 2 Fragen. Eine weitere Person gab
Empfehlungen ab, wer sich im Panel eignen würde die Frage zu
beantworten, dies wurde durch ein Icon pro Panelteilnehmer kenntlich
gemacht.
Es wurde bewußt darauf verzichtet die Fragen im Voraus dem Publikum
kenntlich zu machen, da sich auch unter den Teilnehmern eine Diskussion
entwickelte, die das Umsttellen und Weglassen von Fragen bedingte.
Entschieden wurde dies durch den Moderator und die Person, die die
Zuweisung zu den Panelteilnehmern erlaubte. Nach meiner persönlichen
Meinung entstand durch dieses Vorgehen ein deutlich flüssigerer Ablauf,
als ich dies bei anderen Panels bisher erlebt habe, bei denen Twitter
als Kanal zum Stellen von Fragen genutzt wurde.
Die meisten Fragen kamen vom Publikum in den letzten 10 Minuten.
Dies führte dazu, dass diese Fragen nicht alle beantwortet wurden. Für
diese Fragen wird es nun ein Blogpost geben, in denen diese beantwortet
werden. Da wir wissen, welcher Twitter Nutzer diese veröffentlicht hat
werden diese einzeln über die Antwort informiert.
Generell besteht bei Panels ein Problem der Asynchronität, da es
einige Zeit bedarf, bis eine Frage gestellt werden kann. Würde ich
nocheinmal das Panel planen, so würde im Voraus das nächste Thema auf
den Großbildleinwänden zu sehen sein. Beispiel "Gleich: Verwendung von
Information Technology in der Logistik. - SmarterPlanet".
Technik
Auf der Veranstaltung wurde CoTweet und Gravity
genutzt zum Twittern. Eine Betrachtung, wie dies zusammen funktionierte
und welche Absprachen notwendig waren wird es in einem gesonderten
Blogbeitrag geben.
Allgemeines
Im Rahmen des Staff-Briefings wurden alle Organisatoren darüber
informiert, dass sie die Möglichkeit haben Twitter als
Kommunikationskanal zu verwenden. Zum einen hatte natürlich jeder die
Möglichkeit selbst diesen zu schreiben, jedoch waren auch im Staff
nicht alle mit dem Medium vertraut. Von daher wurde darauf hingewiesen,
dass wenn jemand einen Kommentar oder eine wichtige Information hat,
diese an das Communication Team per Funk (Walky-Talky) übermittelt
wird, welches sich um die Veröffentlichung kümmert. Des weiteren gab es
eine kommunizierte Telefonnummer des Backoffices, welches ebenfalls
eine Veröffentlichung vornehmen konnte. Interressant fande ich, dass
gerade die Netzwerktechnik die ersten waren, die dies verstanden hatten
und bei einem Internetausfall von ca. 15 Minuten per Twitter die
Teilnehmer (die zum Teil von Mobiltelefonen per UMTS unsere Updates
verfolgten) darüber informierten.
Zusammenfassung
Gerade die Möglichkeit den einzelnen Teams der Veranstaltung die
Möglichkeit zu geben Tweets zu veröffentlichen würde ich empfehlen. Das
Backoffice, hat sich als ein wichtiges Rückgrad herausgestellt, welches
reaktiv arbeiten konnte. Die Teams auf der Veranstaltung hingegen haben
aktiv gearbeitet und ihre Informationen veröffentlicht. Da es keine
zentrale "Twitterstelle" gab, hat es auch keinen Koordinationsaufwand gegeben.
Vielleicht kann mir ein Teilnehmer etwas Feedback geben, ob das Konzept auch aus Besuchersicht aufgegangen ist?
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